Evidence skladu: Kdy přejít z papírové na elektronickou?

Máte sklad? A můžeme ho vidět? Nečekejte na to, až vás načapá finančák a srovnejte svůj sklad „do latě“ kvůli sobě – kvůli své firmě, zaměstnancům, klientům, kvůli lepším obchodním výsledkům a dokonalé kontrole nad skladovými procesy.

Skoro se stydíte, že v dnešní době e-commerce ještě nemáte e-shop, ale z propojení kamenného obchodu a e-shopu máte strach? Je pro vás inventura noční můrou? Ztrácí se vám ve firmě spotřební materiál? Všechno vyřeší správně vedená evidence skladu a jako bonus splníte zákonné povinnosti.

Co vám ukládá zákon? Kdy musíte vést skladovou evidenci?
Podle zákona o účetnictví má firma vedoucí účetnictví povinnost vést přehled o stavu aktiv a pasiv, tedy majetku a závazků. Do majetku přitom spadá i majetek tzv. oběžný, tedy zásoby.

V zásobách je vázán kapitál, proto ovlivňují výsledek vašeho hospodaření. Při nadměrném „syslení“ chybí peněžní prostředky, při neschopnosti pokrýt skladovými zásobami i nenadálé události ztrácíte na konkurenceschopnosti. Když snížíte stavy zásob na skladech, sice to ve statistikách bude vypadat, že jste ušetřili, ale hrozí vážné výpadky v dodávkách a snížení úrovně vámi poskytovaných služeb. Správně vedená evidence skladu tedy neslouží jen k odškrtnutí zákonné povinnosti, ale i k zajištění hladkého fungování byznysu.

Přijde vám pojem zásoby vágní nebo moc široký? Pod zásobami se skrývá:

·         materiál,

·         zboží a výrobky,

·         nedokončená výroba,

·         polotovary,

·         zvířata (nakoupená nebo vychována vámi jako účetní jednotkou).

Do materiálů přitom řadíme všechny suroviny, pomocné látky (vstupují do výrobku, ale na rozdíl od surovin netvoří jeho podstatu), provozní látky, náhradní díly nebo obaly. Najednou je toho docela dost, že? Skladová evidence by vám měla pomoct vše zpřehlednit. Pokud je vedena správně, měla by vám v jakémkoliv okamžiku poskytnout aktuální přehled o zboží, materiálu, výrobcích a dalších zásobách na skladě.

Mějte zásoby v pořádku a nečekejte na postih z finančního úřadu
Mít vše pod kontrolou ale není jediný cíl evidence zásob. Skladová evidence zajímá také správce daně při kontrole a v neposlední řadě vám bude ku prospěchu i ve chvíli, kdy vás upozorní na expiraci zboží, které může podléhat zkáze. Dokáže vám tedy i ušetřit. Ne každá evidence skladu má ale tyto „superschopnosti“.

Jak by měla evidence zásob vypadat? Evidenci každého druhu zboží musí účetní jednotky vést zvlášť na skladových kartách. Zákon ale neurčuje, jakou má mít evidence podobu. Aby vám k něčemu byla, měla by být především efektivní.

Mnozí podnikatelé stále vedou evidenci zásob na papíře. Buď využívají tiskopisy pro skladové hospodářství, nebo evidenci vedou v excelových tabulkách. V dobách, kdy neměli podnikatelé a firmy jinou možnost, to bylo dostačující.

Když má každý přijatá faktura návaznost na příjemku ze skladu…
Proč si ale neusnadnit práci, když to jde? Když stačí jediný software, který vám pomůže zefektivnit procesy ve firmě. Elektronické evidence skladu vám nabízí hned několik výhod, tou největší je ale bezesporu dokonalá integrace v rámci systému. Ve chvíli, kdy obraty účtů dokonale sedí s obraty na skladech a skvěle na sebe navazují i jednotlivé pohyby mezi sebou, každá přijatá faktura má vazbu na příjemku ze skladu i vazbu na historii plateb, vám dojde, že mít skladovou evidenci šlapající jako dobře namazaný stroj je sen každého podnikatele.

Pokud máte svůj sklad „ošéfovaný“ v Excelu a vše „nějak“ funguje, pravděpodobně máte pocit, že to tak stačí. Nespokojte se ale s „nějak“ – to není nikdy dobře. Pokud to se svým podnikáním myslíte vážně, investice do skladového systému se vám v dlouhodobém horizontu vyplatí. Ušetří práci vašim zaměstnancům, zrychlí a zefektivní chod skladu.

Kdy využijete elektronickou evidenci skladu? Třeba když chystáte propojení obchodu s e-shopem
Pokud vás všeobecné řeči o zefektivnění chodu podniku neoslní, podívejme se na to konkrétně. Plánujete propojení obchodu s e-shopem? Řešíte často vratky zboží? Všímáte si, kolik času vám nebo vašim zaměstnancům zabere zpětné dohledávání dokladů? Stává se vám s železnou pravidelností, že si nevšimnete, že máte vyprodané zboží? Chcete zrychlit inventury? V těchto i mnohých dalších případech vám speciální software na vedení skladu opravdu zpříjemní byznys tak, že to poznáte vy, vaši zaměstnanci i vaši zákazníci.

Na skladové karty zboží můžete zanést základní informace, jako je cena, název, katalogové číslo a skladové zásoby, ale i informace, které do papírové evidenci nedostanete – a to například fotografii produktu pro snazší orientaci skladníků nebo datum expirace. Pokud si nastavíte limity pro minimální objem zásob, včas budete vědět, že se zásoby tenčí a že je nutné produkt dokoupit nebo vyrobit.

Přecenění celého sortimentu na pár kliků není sci-fi
A když jsme zmiňovali to, že software pro skladovou evidenci ušetří práci vašim zaměstnancům, nejde jen o zpětné dohledávání dokladů a vyřizování vratek. V době, kdy se neustále řeší ceny všeho – od spotřebního zboží, přes energie až po pohonné hmoty, je klíčová i otázka přeceňování.

S každou platbou za elektřinu řešíte, zda není čas zvednout u sortimentu ceny. Když si ale představíte, kolik to při papírové evidenci skladu zabere času, jímá vás hrůza pomalu srovnatelná s tou při pohledu na fakturu za energie. Při elektronické skladové evidenci je přecenění jednoduché. Na pár kliknutí zvládnete změnu ceny klidně i u celého sortimentu. Nebo můžete vytvořit různé ceny pro různé skupiny zákazníků – například pro členy věrnostního programu nebo pro B2B klienty.

Stav zboží na e-shopu tedy odpovídá reálnému stavu
Asi nejvíce podnikatelů přejde na elektronickou evidenci skladu ve chvíli, kdy chtějí spojit svůj obchod s e-shopem. A není divu. Rázem fungujete na dvou polích – pracujete v prostředí fyzickém a virtuálním. Napadají vás otázky typu „Co když si zákazník koupí něco, co ve stejný den vyprodám v obchodě?“ Samozřejmě vydat se z čistě „kamenného byznysu“ do rozbouřených vod e-commerce může vyvolat strach, rozpaky, obavy. Elektronická evidence skladu ale nabízí velmi elegantní řešení propojení obchodu s e-shopem. Není třeba po každé objednávce či nákupu zákazníka v kamenné prodejně upravovat skladové zásoby u každého zboží, protože se automaticky propisují. Stav zboží na e-shopu tedy odpovídá reálnému stavu.

Žijeme v době digitalizované. Sice je pěkné mít všechno na papíře hezky „po staru“, ale pokud nevedete skanzen, vyplatí se investovat do funkčního softwaru na evidenci skladu. A dokonce i v tom skanzenu, pokud v něm prodáváte suvenýry nebo vyrábíte vlastní produkty k prodeji, oceníte zautomatizování rutinních úkonů a dokonalý přehled nad skladovými procesy.

Chcete mít možnost lehce zaevidovat všechny potřebné položky a stejně snadno je pomocí několika kliků vyskladnit nebo naskladnit? Zvládat inventury levou zadní i průběžně bez nutnosti zastavení skladu? Mít přehled o pohybech na skladě? S jednoduchým řešením skladové evidence od E LINKX budete mít přehled o každičkém pohybu na skladě, a to včetně informace o uživateli, který jej provedl. Vše děláme maximálně uživatelsky přátelské, takže aplikaci využijete nejen v desktopové verzi, ale i na mobilním zařízení či skeneru, který obsluhují přímo vaši zaměstnanci ve skladu, na pobočce, v depu či jinde.